Meetings & Events Coördinator

Over Carlton Ambassador

Het Carlton Ambassador Hotel is een stijlvol boutique hotel in het hart van Den Haag, waar persoonlijke service en verfijnde gastvrijheid centraal staan. Met onze karakteristieke zalen, luxe kamers en Restaurant Sophia creëren wij een plek waar zowel zakelijke als leisure gasten zich direct thuis voelen.

Van intieme meetings tot elegante diners en meerdaagse events: elk detail telt. En daar speel jij een belangrijke rol in.

Jouw rol

Als Meetings & Events Coördinator ligt de focus op de commerciële en organisatorische afhandeling van aanvragen voor meetings en events. Vanuit een kantoorfunctie wordt het volledige traject begeleid: van eerste aanvraag en offerte tot de uiteindelijke uitvoering.

Binnen deze rol staat het adviseren van gasten, het vertalen van wensen naar concrete voorstellen en het zorgvuldig coördineren van alle details centraal. Er wordt nauw samengewerkt met de operationele afdelingen, waarbij een goede overdracht en heldere communicatie essentieel zijn voor een soepel verloop van ieder event.

De functie biedt ruimte om zich verder te ontwikkelen binnen banqueting sales en stap voor stap meer verantwoordelijkheid te nemen in het commerciële traject.

Werkzaamheden

• Behandelen en verwerken van aanvragen voor meetings en events en andere speciale gelegenheden

• Opstellen en versturen van offertes

• Opvolgen van opties en reserveringen

• Afstemmen van wensen met gasten, leveranciers en interne afdelingen

• Uitwerken van function sheets en delen van informatie met het team

• Verzorgen van rondleidingen en presenteren van de faciliteiten

• Signaleren van commerciële kansen en mogelijkheden tot upselling

• Bijdragen aan een soepel en verzorgd verloop van evenementen, van klein tot groot

• Evalueren van evenementen en onderhouden van relaties met terugkerende gasten

Jouw profiel

Organisatorisch sterk, gastvrij en met gevoel voor commercie. Het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en contactmomenten verloopt natuurlijk en professioneel.

• Ervaring binnen de hotellerie of events, of een sterke affiniteit met hospitality

• Gevoel voor commercie en oog voor kansen binnen aanvragen en relaties

• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, in Nederlands en Engels

• Representatief en servicegericht, met oog voor detail en administratief sterk

• Gestructureerd en nauwkeurig, met het vermogen overzicht te bewaren en snel kunnen schakelen wanneer nodig

• Proactieve werkhouding en gevoel voor verantwoordelijkheid

• Als persoon tussen de gasten en het hotelteam de juiste balans in gastvrijheid en commerciële doelen weten te bewaren

• MBO+/HBO werk- en denkniveau

• Ervaring met meetings & events of reserveringssystemen (pré)

• Affiniteit met het zakelijke segment en events (pré)